発表会の参加確認のお手紙例文｜返事が来ない時・不参加・参加費のお知らせ

2026年10月14日2026年10月17日

発表会のご案内を出して、1週間。お返事が来る方もいれば、まだ何もない方もいます。「忘れているのかな」「出たくないのかな」と気になって、でも催促のようで連絡しにくい。そのまま、時間だけが過ぎていませんか。

この記事で分かること

お返事が届いていない方へ、角を立てずに出せる2回目の声かけ
「出ません」というお返事への、次につながる返し方
参加費のお知らせで書き忘れやすい点と、曲目を伝える文面

例文の一人称は「私」で書いています。ご自分の言い方（先生・お名前など）に直して使ってくださいね。

お返事が来ない方には、2回目の声かけを1回だけ

お返事が来ないのは、断りたいからとは限りません。読んで、あとで返そうと思って、そのままになっていることが多いものです。

そこで、期限の少し後に、軽い声かけを1回だけ出します。責める言葉は入れず、お返事しやすい形にするのがコツです。

○○さん、こんにちは。

先日お送りした発表会のご案内は、
届いていますでしょうか。

参加するかどうか、◇月◇日（◇）までに
ひとことお知らせいただけるとうれしいです。
「今回は出ません」というお返事も、
もちろん大丈夫です。

◇◇◇と書いて返していただくだけでかまいません。

どうぞよろしくお願いいたします。

◇◇◇のところには、「出る」「出ない」「まだ迷っている」など、お返事の言葉を入れておきます。選ぶだけで返せる形にすると、お返事の手間が小さくなります。

声かけは、1回だけにします。何度も送ると、お願いが圧力に聞こえてしまうからです。2回目にもお返事がない方には、レッスンの日に、直接ひとこと聞いてみましょう。

声かけを出すタイミングは、最初の期限の、2〜3日後くらいが目安です。LINEやメールなら、1文で足りるときもあります。長い文面にすると、かえって読まれにくくなります。

お返事の方法も、最初のご案内と同じ1つに揃えておきます。方法が変わると、お返事が別の場所に届いて、見落としのもとになります。

「出ません」というお返事には、次につながる返事を

「今回は出ません」というお返事が届いたとき、がっかりしたり、理由を聞きたくなったりします。でも、理由は聞かなくて大丈夫です。

出ない理由は、お子さんの気持ち、ご家族の予定、習い事の重なりなど、人によってさまざまです。聞かれると、説明が負担になることもあります。

お返事は、受けとめて、次の機会があることを伝えるだけにします。

○○さん、こんにちは。

お返事をありがとうございます。
今回はお休みということで、承知しました。

発表会に出なくても、
△△ちゃんのレッスンは、いつもどおり楽しみにしています。

また出てみたくなったときは、
いつでも声をかけてくださいね。
次の機会も、ぜひお待ちしています。

どうぞよろしくお願いいたします。

1つだけ気をつけたいのは、「出てほしかった」という気持ちを文面に出さないことです。先生の期待が伝わると、次に出たくなっても、ご家族が言い出しにくくなります。

出ない方へのお返事は、教室の外から見守ってもらう関係を続ける、最初の1通です。短くて、あたたかければ十分です。

参加費のお知らせで、書き忘れやすい3つのこと

参加費の案内は、金額を書いただけでは足りないことがあります。あとから「これは何のお金ですか」「いつまでですか」と聞かれて、やりとりが増えてしまうからです。

お知らせを書いたら、次の3つが入っているか、見直してみてください。

内訳（会場費、プログラムの印刷代、お花代、記念品代など、何にかかるお金か）
お支払いの期限と方法（レッスンの日に手渡し、お振り込みなど。選べるようにしておくと負担が軽くなります）
当日にご欠席になったときの扱い（実費がかかる場合は、先に1行書いておきます）

欠席のときの扱いは、教室ごとに決まりが違います。たとえば「当日のご欠席の場合も、会場費などの実費のため、お返しできません」のように、ご自分の教室のきまりに合わせて書いておくと、あとで迷いません。

お金の話は、短く、はっきり書くほうが、受け取る方も安心します。やわらかい言葉を重ねるより、箇条書きで1行ずつのほうが、読み間違いも減ります。

金額や期限は、必ずご自分で確かめてから入れてください。文面の下書きだけなら、AI（ChatGPTなど）に頼む方法もあります。その場合も、生徒さんのお名前や連絡先は消してから貼り、最後の1行は先生が足してください。

曲が決まったら、長さと「いつまでに」を一緒に伝える

参加する方が決まったら、次は曲の連絡です。生徒さんがどの曲を弾くのかをご家族に伝えるときも、「いつまでに」「どのくらいの長さで」を添えます。

曲を決めるときは、先生が決めても、生徒さんに選んでもらっても、どちらでもかまいません。選んでもらうなら、先生が候補を3曲出して、その中から選ぶ形が失敗しません。自由に選ぶと、むずかしすぎる曲になることがあるためです。

○○さん、こんにちは。

発表会で弾く曲が決まりました。

△△ちゃんは「□□」です。
先日のレッスンで弾いてみて、
今のお力にぴったりだと思って選びました。

・弾く長さ：およそ◇分
・本番までのめやす：◇月◇日までに、
　暗譜（または楽譜を見て）で通して弾ける状態

練習は、毎日5分でも大丈夫です。
大きなミスをしないことより、
最後まで気持ちよく弾けることを大事にしています。

楽譜は、◇月◇日のレッスンでお渡しします。
お家での練習で困ったことがあれば、いつでも声をかけてください。

どうぞよろしくお願いいたします。

「毎日5分でも大丈夫」の一行は、ご家族の肩の力を抜いてくれます。練習の負担を心配しているご家族ほど、この一行で安心します。

「□□」には曲名を、「先日のレッスンで…」の所には、その生徒さんだけの様子を1つ入れてください。定型の文が、先生の言葉に変わります。