ピアノ教室の年間計画の立て方｜年間行事スケジュールを先に作っておく方法

月末の夜に、来月のお便りをまだ書いていないことに気づく。発表会の参加確認は、いつ出せばいいのだろう。ひとつずつは小さなことなのに、それが毎月、全部いっぺんに来ます。

先に結論をお伝えします。ピアノ教室の年間計画は、「何をやるか」より先に「いつ送るか」を決めると、立てやすくなります。そして、決めたら、先に文面まで作っておくと、毎月の「間に合わない」が減っていきます。

ひとりで全部を受け持っているのですから、余裕がなくなって当たり前です。先生のがんばりが足りないのではなく、仕組みを先に作っていないだけです。この記事では、その仕組みの作り方を、そのまま使える例文つきでお話しします。

この記事で分かること

• ピアノ教室の年間計画を、「送る日」から決める立て方
• 年間行事のスケジュールと、連絡を出す日のめやす
• 年に1回、半日で1年分の下準備をする段取り

年間計画は「送る日」から決めると立てやすい

年間計画というと、12か月ぶんの予定表を、きれいに作ることだと思いがちです。でも、先生を苦しめているのは、予定そのものより、「いつ連絡を出すか」が決まっていないことです。

教室の1年は、毎年ほぼ同じ形でめぐります。4月に新年度、6月に発表会の確認、9月に月謝の見直し、12月に年末のおやすみ、2月に継続の確認、3月に卒業。形が同じなら、一度決めれば、来年は直すだけで済みます。

まず、次の3つだけ、手帳に書いてください。ほかは、あとで大丈夫です。

• 発表会の日にち
• 夏休み・お盆・年末年始・春休みのおやすみの期間
• 月謝や決まりを見直す月

この3つが決まると、ほかの連絡の「送る日」が、ここから逆算して決まります。発表会の時期が違う教室は、行事の月を入れかえて読んでください。

年間行事のスケジュールは、連絡を出す日のめやすで組む

連絡は「いつ送るか」で迷うことが多いものです。めやすを1枚にすると、次のようになります。ご自分の教室に合わせて、ずらしてください。

• 新年度の決まり：4月の最初のレッスンの前日までに
• 連休のお休み：連休の2週間前
• 発表会の参加確認：6月の上旬。期限は3週間後
• 夏休みのレッスン日程：夏休みの1か月前
• 月謝や決まりの見直し：適用する月の1〜2か月前
• 発表会の直前案内：本番の1週間前
• 発表会のお礼：本番の当日か、翌日
• 年末年始のおやすみ：12月の上旬
• 来年度の継続の確認：2月の上旬。期限は2〜3週間後
• 来年度の月謝・決まり：新年度の1か月前

どれも、「早めに1回だけ」送ります。同じ内容を何度も送らなくて済むのが、いちばんの目的です。

たとえば、2月の継続の確認は、こんな文面です。言い出しにくい話ほど、選ぶ形にしておくと、書くほうも答えるほうも楽になります。ご自分の言い方に直してお使いください。

「理由は書かなくて大丈夫です」の一文が、返事を出しやすくします。日付と期限だけを入れかえれば、毎年使えます。

先生の「疲れの波」も、年間計画に書き入れておく

年間計画を立てるとき、見落とされがちなのが、先生自身の元気です。1年のうちには、気持ちが落ちやすい月があります。

• 5月：連休が明けて、気持ちが切れやすい
• 8月：暑さと休みで、ペースがくずれやすい
• 12月：年末の行事と、連絡が重なる
• 3月：別れと、新年度の準備が、いっぺんに来る

こうした月は、できなくていいことを、先に決めておきます。たとえば、SNSは週に1本だけにする。今月やることは、3つだけに絞る。ほかは、できなくても大丈夫です。

先生が元気でいることが、教室の1年を、いちばん支えています。計画は、がんばるためではなく、休める月をつくるために立てるものです。

半日で、1年分の下準備をしておく段取り

計画ができたら、次は文面です。ここで、年に1回、春休みか夏休みの静かな半日を使って、まとめて作っておく方法があります。たとえば、レッスンのない日の午前中は、こんな流れです。

• 9:00　教室の基本情報シートを書く（迷ったところは、仮の数字で大丈夫です）
• 9:30　1年の予定に、教室の日付を書き入れる
• 10:00　4月〜9月の連絡文を、AIで自分の教室用に直す
• 11:00　10月〜3月の連絡文を、同じように直す
• 11:45　直した文面を、1つのファイルにまとめる
• 12:00　おしまい

まとまった時間がとれない場合は、毎月の最後の週に15分だけ使って、来月ぶんを作る方法もあります。どちらか1つで大丈夫です。

最初に書く「基本情報シート」は、1回だけです。これをAIに貼っておくと、毎回同じ説明をしなくて済みます。ひな形は、次のとおりです。【　】の中だけ書きかえてください。

シートができたら、AIに文面を頼みます。AIは「秘書」だと思って使うのが、ちょうどいいです。下書きをお願いして、最後に自分の言葉に直します。たとえば、夏休みのお知らせなら、こう頼みます。

AIに貼る前に、生徒さんのお名前や連絡先は消してください。返ってきた文は、必ず自分の目で読み、日付、金額、お名前をもう一度確かめます。同じ会話の中で続けると、後ろにいくほど、直しが少なくなります。

まとめ

ピアノ教室の年間計画は、きれいな予定表より、「いつ送るか」を決めることから始まります。発表会、おやすみ、見直しの月の3つを決め、連絡の日をめやすにして、疲れやすい月は先にゆるめておきます。

そのうえで、年に1回の半日か、毎月15分で、先に文面を作っておきます。1年目は少し時間がかかっても、2年目からは直すだけです。できるところから、ひとつずつで大丈夫です。

「やらなきゃ」を、「やれた」に。私は、いつでも先生の味方です。