発表会の曲決めを保護者へ連絡する段取りと文例【ピアノ教室の先生向け】

発表会の日にちと会場が決まって、ほっとしたのもつかの間。次に待っているのが、曲決めの連絡です。いつ、だれに、何を伝えればいいのか。考えはじめると手が止まって、気がつけば夜になっている先生も、いらっしゃると思います。

この記事で分かること

• 曲決めの連絡をいつ出すか、3か月前からの段取りの中での位置づけ
• 曲を先生が決める場合と、生徒さんに選んでもらう場合の、ご家族への伝え方
• そのまま使える、曲決めのお知らせ文と、AIに下書きを頼むときの言い方

例文の一人称は「私」で書いています。ご自分の言い方（先生・お名前など）に直して使ってくださいね。

曲決めの連絡は、本番の8〜6週前を目安に動く

曲決めの連絡は、単独の仕事ではなく、発表会の準備の流れの中の1つです。前後に何があるかが分かると、「今、何をすればいいか」が見えてきます。

本番から数えた目安は、次のとおりです。

• 12〜10週前：日にちと会場を決めて、参加の確認のご案内を出す
• 9〜8週前：返事のない方に1回だけ声をかけ、人数を確定して、参加費をお知らせする
• 8〜6週前：生徒さん1人ずつ曲を決め、曲の長さをメモして、曲決めの連絡を出す
• 6〜4週前：撮影・席・服装など、保護者へのお願いを出す

曲決めは、参加する人数が決まったあとの仕事です。人数がはっきりしてから動くと、連絡を出し直すことが減ります。

週の数字は、あくまで目安です。教室の人数や会場の事情に合わせて、前後にずらして大丈夫です。手帳に書き写して、日付だけご自分の予定に入れかえてみてください。

「先生が決める」でも「選んでもらう」でも、先に伝えること

曲は、先生が決めても、生徒さんに選んでもらっても、どちらでもかまいません。どちらの場合も、ご家族には最初に2つのことを伝えます。「いつまでに」と「どのくらいの長さで」です。

この2つが分かると、ご家族は練習のイメージを持てます。分からないままだと、「どれだけ頑張ればいいのだろう」と、不安のもとになります。

生徒さんに選んでもらうときは、先生が候補を3曲出して、その中から選ぶ形が失敗しません。自由に選んでもらうと、むずかしすぎる曲になることがあるからです。候補を出すときの連絡は、たとえば次のようになります。

候補の横に長さを書いておくと、ご家族も全体の時間をイメージしやすくなります。決める日を「いつまで」と区切っておくと、先延ばしになりにくいです。

曲が決まったら、長さと「めやす」を添えてご家族へ

曲が決まったら、すぐにご家族へ連絡します。曲名だけを伝えるのではなく、長さと、本番までのめやすを一緒に書くのがポイントです。

「毎日5分でも大丈夫」の一行は、練習の負担を心配しているご家族の肩の力を、すっと抜いてくれます。

「先日のレッスンで…」の所には、その生徒さんだけの様子を1つ入れてください。定型の文が、先生の言葉に変わります。

もし曲が、すぐに決まらない生徒さんがいても、あせらなくて大丈夫です。決める日を一度のばして、ご家族に「◇月◇日までにお知らせしますね」と一言伝えるだけで、安心してもらえます。

先生が決める場合でも、「この曲を選んだ理由」をひとこと添えると、ご家族の納得感が変わります。理由は、長くなくてかまいません。「今の指の動きに合っている」「この前よく弾けていた」くらいで十分です。

連絡のあとにすること、AIに下書きを頼む方法

曲決めの連絡を出したら、準備はもう一歩進みます。曲の長さを一覧にメモして、全体の時間の見通しを立てておきましょう。このメモは、あとで出演順やプログラムを考えるときに、そのまま使えます。

楽譜を渡す日も、連絡に書いた日付どおりにレッスンで渡します。約束した日に渡せると、ご家族の信頼にもつながります。

お返事の方法は、参加確認のときと同じ1つに揃えておきます。連絡が別の場所に届くと、見落としのもとになるからです。

連絡の文面を作る時間も減らしたいときは、AI（ChatGPTなど）に下書きを頼む方法もあります。【　】の中だけ書きかえて、貼ってみてください。

AIに貼る前に、生徒さんのお名前や連絡先は消してください。出てきた下書きに、その生徒さんだけの様子を1行足せば、先生の言葉になります。

まとめ

• 曲決めの連絡は、人数が決まったあとの、本番の8〜6週前が目安
• 先生が決めても選んでもらっても、ご家族には「いつまでに」と「どのくらいの長さで」を先に伝える
• 選んでもらうときは候補を3曲にして、決める日を区切る。決まったら長さとめやすを添えて連絡する

今日やることは、1つだけです。いちばん最初に曲を決める生徒さんを、1人だけ思い浮かべてみてください。その方への連絡を、上の例文から作ってみませんか。

発表会の準備は、1人で全部をかかえなくて大丈夫です。「やらなきゃ」を、「やれた」に。私は、いつでも先生の味方です。

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